Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота в образовательной организации требует разработки и издания нескольких организационно-распорядительных документов. Эти документы позволяют установить правила работы с документами, определить порядок их обработки и хранения, а также организовать систему контроля и управления документами. Вот некоторые из основных организационно-распорядительных документов, которые должны быть разработаны и изданы при внедрении системы автоматизации делопроизводства и документооборота: 1. Положение о документообороте. Этот документ устанавливает основные принципы и правила работы с документами в образовательной организации. Он должен определить структуру и состав документов, порядок их создания, регистрации, обработки и хранения. Положение о документообороте также может включать положения о порядке ввода и использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота. 2. Инструкция по использованию системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Этот документ должен содержать подробные инструкции о том, как пользоваться системой, как создавать новые документы, как искать и просматривать существующие документы, как выполнять операции по обработке документов (например, пересылка, утверждение, подписание и т.д.). Инструкция также может содержать информацию о правах и обязанностях пользователей системы, о требованиях к оборудованию и программному обеспечению и т.д. 3. Положение о порядке регистрации документов. Этот документ должен установить правила регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов образовательной организации. Он должен определить требования к оформлению и регистрации документов, формы регистрации (например, журналы регистрации или электронные базы данных), а также порядок ведения реестров документов. 4. Инструкция по обработке документов. В этой инструкции должно быть описано, какие шаги следует предпринять для обработки документов, начиная с их регистрации и заканчивая утверждением или отправкой по назначению. Инструкция должна включать информацию о требуемых процедурах, ответственных лицах, сроках и планах действий. Важно, чтобы эта инструкция была удобной и понятной для всех сотрудников организации и обеспечивала единообразие обработки документов в рамках системы автоматизации. 5. Положение о доступе к информации. Этот документ должен определить правила предоставления доступа к документам, обработанным в системе автоматизации, и ограничения на доступ к конфиденциальной информации. В положении следует указать, кто имеет право на доступ к документам и в каких случаях, а также какие меры безопасности будут приняты для защиты информации. 6. Инструкция по контролю и управлению документами. В этой инструкции должны быть определены процедуры и ответственность за контроль и управление документами в системе автоматизации. Она должна определить, какие документы подлежат хранению, как долго они должны храниться и какие меры будут приняты для защиты их от повреждений или утраты. Инструкция также может включать положения о мероприятиях по резервному копированию и восстановлению данных. 7. Положение о порядке архивного хранения документов. Этот документ должен установить требования к хранению и утилизации документов, которые больше не актуальны, но должны быть сохранены в архиве. Он должен определить, какие документы подлежат архивированию, как они должны быть упакованы и отмечены, какие сроки хранения следует установить и кто ответственен за архивные материалы. Это лишь несколько примеров организационно-распорядительных документов, которые могут быть разработаны при внедрении системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Конкретный перечень и содержание этих документов могут различаться в зависимости от конкретных потребностей и особенностей образовательной организации. Важно учитывать правовые и нормативные требования, которые могут быть применимы в данной сфере, а также конкретные процессы и потребности людей, которые будут использовать систему автоматизации делопроизводства и документооборота.