Журналы регистрации исходящей, входящей корреспонденции – важный элемент делопроизводства любой организации. Они необходимы для систематической работы с документами, контроля над сроками исполнения, сохранения архива и контроля за выполнением поручений. Для того, чтобы разработать формы журналов регистрации, необходимо определиться с их типом и наполнением. В случае турфирмы, думаю, стоит создать два вида журналов – входящую и исходящую корреспонденцию. Для каждого из них необходимы следующие данные: - Номер документа. Он является одним из основных параметров, по которому можно быстро найти нужный документ. Для этого следует определить правила присвоения номеров – это может быть порядковый номер, дата документа или комбинация этих параметров. - Дата регистрации. Дата должна быть указана обязательно, что было выполнено в рамках установленных сроков. - От кого поступил/Кому направлен. Важно понимать, кто является источником информации или кому направлен документ, чтобы можно было наиболее быстро и эффективно организовать работу с ним. - Краткое содержание. Позволяет быстро ознакомиться с содержанием документа. - Срок исполнения. Необходимо указать срок, до которого необходимо выполнить поручение из данного документа. - Кому поручено выполнение. Чтобы документ был обработан в срок, нужно точно определить ответственного сотрудника, который его обработает. - Дата выполнения. Как только поручение исполнено, в издании двух дневной задержки в этом же журнале ставится дата исполнения. Обращаем внимание, что для удобства поиска и фильтрации информации, желательно разделить каждый журнал на столбцы. Приведенные выше данные не являются единственными возможными параметрами для журналов. Какие принципы разделения и оформления использовать, зависит от характера работы конкретной туристической фирмы. Однако данные параметры уже создают основу для создания удобного журнала регистрации корреспонденции конкретной организации. Что касается регистрации документов, то это включает в себя следующие шаги: 1. Проверка соответствия входящего документа ранее поставленным задачам, проведенным работам и заявлениям предыдущих отчетов, а также осмотру на предмет наличия иных приложений и документов. 2. Присвоение номера документа в соответствии с правилами, установленными в организации. 3. Регистрация документа в журнале. 4. Назначение ответственного исполнителя. 5. Оформление сопроводительных документов (например, в общем случае это «Извещение о поступлении»). 6. Направление документа ответственному исполнителю и контроль за сроками его выполнения. 7. После выполнения поручения необходимо в журнале указать дату его выполнения, а также снять документ с контроля. Правильный подход к регистрации документов упрощает контроль над работой с ними, а также повышает эффективность работы всей организации в целом.