План работы отдела по работе с клиентами турфирмы направлен на обеспечение качественного обслуживания потенциальных и постоянных клиентов, формирование положительного имиджа компании и повышение уровня удовлетворенности клиентов предоставляемыми услугами. Рассмотрим основные этапы такого плана на примере недельного периода. 1. Понедельник - организация приема и обработка заявок от клиентов. Отдел по работе с клиентами должен быть готов к приему заявок от клиентов по телефону, электронной почте, через сайт или в офисе турфирмы. Необходимо осуществлять оперативный обзвон клиентов, которые проявляют интерес к турпродуктам, ответить на все вопросы, дать подробную информацию по туру и обеспечить максимальный уровень комфорта и продуктивности общения. 2. Вторник - подготовка к заявленным турам. После приема заявок от клиентов необходимо подготовить максимально полную информацию и инструкции для успешной реализации заявленных заявок. Клиентам необходимо предоставить подробную информацию по маршруту, условиям проживания, питанию, транспортировке и мероприятиям, включенным в тур. В случае отсутствия какой-либо информации, необходимо связаться с туроператором и уточнить детали. 3. Среда - взаимодействие с клиентами. Организация взаимодействия с клиентами - это важный шаг в обеспечении их удовлетворенности услугами. Отдел по работе с клиентами должен связаться со всеми клиентами, которые приняли решение об использовании услуг компании, особое внимание уделяя тем, кто является новым клиентом. Коммуникация может осуществляться через телефон, электронную почту или любые другие удобные для клиента каналы связи. Основная цель - удовлетворить все запросы и желания клиента, решить проблемы и привлечь внимание к дополнительным услугам. 4. Четверг - оформление документов. Во время недели отдел по работе с клиентами должен заботиться о стажировке своих сотрудников, чтобы они могли эффективно и точно оформлять полные пакеты документов и инструкций для клиентов на отъезд. Этот процесс довольно сложен и может при сопровождении множества заявок занять много времени, поэтому необходимо быть готовым и подготовленным на все неожиданности для своих клиентов. 5. Пятница - подготовка к отъезду. Ближе к дате отъезда необходимо проинформировать клиентов о деталях путешествия, ответить на все вопросы и уточнить время и место встречи. На этом этапе поможет надлежащее оснащение техническими средствами для компьютерного сопровождения экскурсий и многочисленных семинаров путешествий. Важным моментом является загрузка на мобильные устройства клиентов электронных вариантов документов, инструкций и другой необходимой информации. Итак, план работы отдела по работе с клиентами турфирмы включает в себя несколько этапов работы в течение недели, начиная с организации заявок и заканчивая подготовкой клиентов к отъезду на тур. Ключевыми факторами в этом процессе являются быстрое и качественное обращение к клиентам, а также точное и полное оформление документов, необходимых для их удовлетворения. Все это поможет повысить уровень удовлетворенности клиентов и сформировать положительный имидж компании.