Для оформления дела для архивного хранения необходимо выполнить ряд процедур, соответствующих нормам законодательства и требованиям к документообороту. Во-первых, необходимо определить категорию срока хранения документов. Существует три категории срока хранения документов: краткосрочные (до одного года), среднесрочные (от одного до трех лет) и долгосрочные (свыше трех лет). Документы, которые не подлежат хранению, утилизируются. Во-вторых, необходимо провести инвентаризацию документов, которые подлежат архивному хранению. Для этого составляются списки документов, указываются сведения о них (название, дата создания, автор, содержание и т. д.), номера дел и т. д. В-третьих, необходимо оформить акты об уничтожении документов, которые уже не подлежат хранению, иными словами, превышен им срок хранения. Для этого необходимо провести экспертизу документов, определить их ценность и наличие их дубликатов в других архивах или электронных базах данных. Если документы не имеют большой исторической или научной ценности, то они подлежат утилизации. Далее необходимо составить акты о выделении документов к уничтожению конкретной организации. Для этого определяются категории документов, которые подлежат уничтожению, и составляются соответствующие акты. В них указываются все документы, которые подлежат уничтожению, а также причины, по которым они не подходят для архивного хранения. Также в актах указывается срок хранения документов, который превышен. Например, если речь идет о финансово-экономическом отделе организации, то в категорию документов, которые подлежат уничтожению, можно включить квитанции, счета, договора и т. д., срок хранения которых истек более трех лет. Таким образом, для оформления дела для архивного хранения и проведения уничтожения документов необходимо выполнить несколько процедур, которые соответствуют законодательству и правильному документообороту.