Кадровая документация – это документы, которые формируются и хранятся в отделе кадров организации. Она состоит из различных типов документов, каждый из которых выполняет свои функции и обладает своей классификацией. Классификация кадровой документации позволяет систематизировать ее хранение, обработку и поиск. Кадровая документация может быть классифицирована на основе нескольких критериев, таких как функциональное назначение, содержание, характеристики документа и др. Ниже рассмотрим основные классификации кадровой документации: 1. По функциональному назначению: - Конкурсные документы – документы, связанные с проведением конкурса на замещение вакантной должности, например, объявления о проведении конкурса, заявки кандидатов, протоколы заседаний конкурсной комиссии и т.д. - Трудовые договоры – документы, оформляющие трудовые отношения между работником и организацией, такие как приказы о приеме на работу, трудовые договоры, приказы об увольнении и др. - Личные дела сотрудников – документы, содержащие информацию о каждом сотруднике организации, включая его анкету, копии документов, свидетельствующих о высшем образовании и профессиональной подготовке, характеристики, отзывы и т.д. - Документы по кадровому учету – документы, отражающие изменения в кадровом составе организации, такие как документы о приеме и увольнении сотрудников, приказы о переводах, повышениях и перераспределении кадров. - Материалы проверок – документы, полученные в результате проведения проверок органами государственного контроля в сфере труда и занятости, например, акты проверок, предписания и др. 2. По содержанию: - Документы о высшем образовании и профессиональной подготовке – копии документов, удостоверяющих наличие у работника высшего образования, степени магистра или диплома о среднем профессиональном образовании. - Документы по трудовому стажу – документы, свидетельствующие о стаже работы работника, такие как трудовые книжки, трудовые договоры, свидетельства о неполной занятости и др. - Документы по наградам и поощрениям – документы, свидетельствующие о получении работником наград, благодарностей, почетных званий и др. - Документы по охране труда – документы, связанные с обеспечением безопасных и здоровых условий труда, например, инструкции по охране труда, данные об освидетельствовании на профпатологию и др. 3. По характеристикам документа: - Оригиналы документов – первичные документы, полученные от работников и других организаций, являются основой для оформления и обновления кадровой документации. - Копии документов – дубликаты оригинальных документов, используемые для ведения информационной базы кадровой документации или передачи информации другим организациям. - Электронные копии документов – сканированные копии оригинальных документов, хранящиеся в электронном виде на компьютерах или электронных носителях. Кроме того, кадровая документация может быть классифицирована в соответствии с требованиями законодательства охранении персональных данных, регламентирующего хранение, использование и обработку персональных данных работников. Важно отметить, что классификация кадровой документации может выполняться не только в рамках одной организации, но и на уровне государства. Например, в России существует «Указание по кадровому делопроизводству в органах государственной власти», устанавливающее требования к классификации и ведению кадровой документации в государственных органах. Таким образом, классификация кадровой документации – важный этап ее управления. Она позволяет создать систему учета и хранения документов, облегчает поиск необходимых данных и способствует процессам анализа и контроля в сфере кадрового учета.