Служебная записка Кому: [имя руководителя проекта] От: [ваше имя] Дата: [дата] Тема: Наличие информации о проекте Уважаемый [имя руководителя проекта], В рамках моих обязанностей помощника руководителя по проекту, я провел исследование основной проектной документации и имею необходимую информацию о проекте для его завершения. С целью обеспечения полной прозрачности и эффективности коммуникации на финальном совещании проекта, я подготовил повестку дня, которая включает в себя ключевые моменты и важные аспекты проекта. Цель проекта, соответствующая критериям SMART: Цель проекта определена как [краткое описание цели проекта]. Она удовлетворяет критериям SMART, то есть: - (S) Specific (конкретная): Цель проекта является конкретной и ясно определенной, она описывает что именно должно быть достигнуто. - (M) Measurable (измеримая): Цель проекта может быть измерена по ключевым показателям проекта. В документации присутствуют критерии успеха, которые позволяют контролировать прогресс проекта. - (A) Achievable (достижимая): Цель проекта является реалистичной и достижимой при текущих ресурсах компании. В проектной документации осознанно проведена оценка рисков и возможностей, что позволяет достичь цели. - (R) Relevant (соответствующая): Цель проекта соответствует стратегическим целям компании и важным интересам заинтересованных сторон. Она имеет смысл и контекст в рамках текущей ситуации. - (T) Time-based (соответствующая срокам): Цель проекта имеет ясно определенные сроки выполнения и завершения. Основная проектная документация: 1. Бизнес-план проекта: В данном документе описывается весь проект, его экономическая обоснованность, анализ рынка и конкурентов, жизненный цикл проекта. 2. План проекта: Включает в себя работу и распределение ресурсов, график работы и фазы проекта, бюджет и стоимость проекта, управление рисками и коммуникацией, контроль качества и достижение целей проекта. 3. Матрица ответственности: Перечисляет все задачи и их исполнителей, определяет ответственность каждого члена команды проекта и устанавливает систему отчетности. 4. Отчеты о выполнении работ: Содержат информацию о выполненной работе на каждом этапе проекта, включая степень достижения целей, использованные ресурсы, затраты и качество. 5. Результаты тестирования и отзывы клиентов: Включают в себя результаты тестирования продукта или услуги, а также обратную связь от клиентов и пользователей, которая может быть полезной для будущих проектов. Повестка финального совещания проекта: 1. Приветствие и вступительное слово. 2. Отчет о достигнутых результатах и достижениях проекта. 3. Презентация бизнес-плана проекта и его актуальности. 4. Обзор состояния проекта в соответствии с планом проекта. 5. Анализ использования ресурсов и соблюдения бюджета. 6. Презентация матрицы ответственности и отчетов о выполнении работ. 7. Обратная связь от клиентов и пользователей. 8. Обсуждение рисков и меры контроля качества. 9. План действий на завершающую фазу проекта. 10. Заключительные замечания, благодарности и распределение ролей на завершающих этапах проекта. 11. Закрытие совещания. Я готов предоставить всю необходимую информацию и оказать поддержку на финальном совещании. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут дополнительные вопросы или потребуется больше информации. Спасибо за вашу поддержку и доверие. С уважением, [ваше имя]