Контроль деятельности по управлению документацией – это процесс проверки соответствия документации требованиям стандартов, законодательства и внутренних политик компании. Контроль включает в себя анализ правильности оформления документов, сохранение актуальной версии, контроль доступа к документам и их хранения в соответствии с установленными правилами. Правильность оформления документов включает в себя не только использование установленных шаблонов, но и правильное заполнение всех необходимых полей и правильное оформление внутренних и внешних документов. Например, при оформлении договора необходимо учитывать требования законодательства, правильно заполнить все необходимые поля, проверить правильность указания сроков и условий совершения сделки. Сохранение актуальной версии документов – основа эффективного управления документацией. Документы должны иметь уникальные номера версий, которые меняются при каждом изменении документа. Важно также контролировать доступ к документам, чтобы предотвратить использование устаревших версий или несанкционированное копирование информации. Контроль доступа к документам – не менее важный аспект управления документацией. Многие документы содержат конфиденциальную информацию, например, банковские или медицинские записи. Правила доступа к таким документам должны быть строго установлены, а доступ к ним должен быть ограничен определенными ролями или разрешен только определенным лицам. Хранение документов в соответствии с установленными правилами – это гарантия сохранности и целостности информации. Документы должны быть сохранены в оригинале или в электронном виде в соответствии с установленными правилами и рекомендациями, которые могут быть определены на уровне компании или на законодательном уровне. Существуют различные критерии оценки эффективности контроля деятельности по управлению документацией. Например, одним из критериев может быть процент ошибок при оформлении документов, который должен быть не выше определенного уровня. Другим критерием может быть процент утраты документов, который должен быть минимальным. Количество происшествий, связанных с нарушением правил доступа к документам, также может быть использовано в качестве критерия оценки. Таким образом, контроль деятельности по управлению документацией – важный процесс, который гарантирует правильную работу с документами и сохранность информации. Оценка эффективности контроля может быть проведена на основе различных критериев, которые выбираются в зависимости от целей оценки и требований компании.